Váš e-mail klient pripojí k serveru POP3 a vydáva sériu príkazov priniesť kópie e-mailové správy do miestneho počítača. Všeobecne platí, že to potom odstrániť správy zo servera (ak ste povedal, e-mailového klienta nie).
Môžete vidieť, že POP3 server jednoducho funguje ako rozhranie medzi e-mailového klienta a textový súbor obsahujúci správ. A opäť, môžete vidieť, že POP3 server je veľmi jednoduchá. Môžete k nemu pripojiť cez telnet na porte 110 a vydávať príkazy sami, ak by ste chceli (pozri Ako fungujú webové servery s podrobnosťami o telnet na serveroch).
IMAP server
Ako môžete vidieť, POP3 Protokol je veľmi jednoduché. To vám umožní mať zbierku správ uložených v textovom súbore na serveri. Váš e-mailový klient (napr Outlook Express) možno pripojiť k POP3 e-mailový server a sťahovať správy z textového súboru POP3 do počítača. To je asi všetko, čo môžete robiť s POP3.
Mnoho užívateľov chce urobiť oveľa viac než to s ich e-mailu, a chcú, aby ich e-mail zostane na serveri. Hlavným dôvodom pre udržanie svojho e-mailu na serveri je umožniť užívateľom pripojiť z rôznych strojov. S POP3, akonáhle si stiahnuť svoju e-mailovú to je prilepené na stroji, do ktorej ste ho stiahli. Ak si chcete prečítať e-maily ako na stolnom počítači a vášho notebooku (v závislosti na tom, či pracujete v kancelárii alebo na cestách), POP3 je život ťažký.
IMAP (Internet Mail Access protocol) je pokročilejší protokol, ktorý rieši tieto problémy. S IMAP, pošta zostane na e-mailovom serveri. Môžete usporiadať poštu do priečinkov a všetky zložky žijú na serveri rovnako. Pri hľadaní e-mailov, vyhľadávanie dochádza na počítači servera, nie na vašom počítači. Tento prístup veľmi uľahčuje pre vás pre prístup k e-mailu z ľubovoľného počítača, a to bez ohľadu na to, ktorý používate, budete mať prístup ku všetkým pošty vo všetkých
