Avšak, v jeho najjednoduchšie, je systém pre správu dokumentov sa skladá zo skenera a softvér, ktorý previesť papierové dokumenty na elektronický PDF. A môžete získať lacnejšie softvér, aby sa súbory PDF prehľadávať a upravovať. Tu je niekoľko možností :.
Budete musieť vytvoriť svoj vlastný systém pre správu elektronické súbory. Tu je niekoľko návrhov:
- Vytvorenie on-line registračný systém, ako by ste na papier v kartotéke. Použite názvy súborov a dokumentov, ktoré budú ľahko nájsť a pamätať si
- Použiť ". Tlač do súboru " možnosť uložiť elektronické dokumenty zvonku, ako sú e-maily alebo on-line vyhlásenie, do ich správne elektronických súborov.
- Zálohovanie súborov pravidelne, pravdepodobne aspoň raz týždenne, na CD alebo USB flash disk.
- Skontrolujte, hlavný zoznam zložiek, súborov, ktoré sa môžete obrátiť na.
- Koniec rok tým, prezeranie súborov. Trash všetky, ktoré už nepotrebujete, presunúť súbory, ktoré sa chystáte skladovania (ako ročných faktúr) na CD a nastaviť nové súbory pre nový rok.
Majte na pamäti, že budete viesť aj papierové súbory a burinu skrze nich na konci každého roka, aj keď tieto súbory by mali byť oveľa menší ako predtým. Tieto dokumenty zahŕňajú notársky overené dokumenty a materiály, ktoré potrebujete na prípravu svojich daní.
Aj keď môžete byť v pokušení skenovať svoje príjmy a premiešame papiera originálov, nerobte to, hovorí Barry Steiner, Chicago CPA a bývalý IRS agenta. Možno budete potrebovať je ako dôkaz pre daňové kontroly. Steiner odporúča, aby všetky účtenky, faktúry, účtenky a zrušili kontroly týkajúce sa oprávnených nákladov po dobu troch rokov po podaní daňových formulárov. V tomto okamihu, hovorí, trhať im, aby sa zabránilo krádežou identity. [Zdroj: e-mail rozhovor s Barrym Steiner]
Ako Abigail
