Ďalšie, poďme sa pozrieť na kľúčovú súčasť každého bezpapierovej kancelárie. - Text. document management systém.
Správa digitálnych dokumentov
Digitálne dokumenty ako papier, musia byť uložené tak, aby mohla byť vrátená a použiť podľa potreby. Pre bezpapierové kancelárie - alebo skôr, takmer bezpapierové jeden - budete potrebovať spôsob, ako premeniť papierových dokumentov do digitálnej alebo elektronických dokumentov
Tento typ komunikácie transformácie je riešený pomocou zobrazovania dokumentov. systém. Vzhľadom k tomu, nemať papier je nepravdepodobné, budete pravdepodobne nájsť trvalú potrebu obrátiť papiera do elektronických súborov. Systém pre správu dokumentov obvykle ide nad rámec tejto transformácie vysporiadať so všetkými dokumentmi - počítačom generované, rovnako ako tie, ktoré sú faxovať, skenovaná alebo e-mailom
Základným dokumentom zobrazovací systém sa skladá zo skenera a softvéru. ktorá umožňuje papierové dokumenty, ktoré majú byť naskenované, prevedené na elektronické obrazy a uložené vo formáte PDF, TIFF alebo iných formátov pre ukladanie na CD, DVD, pevný disk počítača alebo na sieťový server.
Väčšina dokument zobrazovacie systémy zahŕňajú Optical Character rozpoznávanie (OCR). To umožňuje, aby obrazy, ktoré majú byť uznané ako text po uložení ako prehľadávateľné PDF alebo kopírovať do programov, ako je Microsoft Word alebo Excel. S OCR, môžete tiež vyhľadávať určité slová alebo frázy v rámci skenovaného dokumentu.
systémov pre správu dokumentov poskytujú elektronické skrine súborov a archivácie systémových nástrojov. Oni kombinovať dáta úložný priestor so softvérom, ktorý ide nad rámec zobrazovanie dokumentov, aby zahŕňala funkcie, ako je audit a reportovacie nástroje, expirácia dokument kontrol, ktoré majú odstrániť dokumenty v určených termínoch a Web-based prezeranie dokumentov.
Viac pokročilé systémy pre správu dokumentov zákazka doplnky, ako sú:
